Xenon Forte: Siguran ispis i upravljanje dokumentima ^Istaknuto

U razgovoru s direktorom tvrtke Armanom Vukelićem prošli smo kroz rješenja koja tvrtkama omogućuju upravljanje dokumentima i ispisom te u konačnici značajne uštede nakon implementacije.

Što Kyocera brand donosi na hrvatsko tržište te kako Xenon forte zastupa vrijednosti tvrtke kod nas? Koji su drugi ključni brandovi i proizvodi koje nudite na našem tržištu?

Filozofija utemeljitelja Kyocere, dr. Kazua Inamorija i Kyocerina misija temelji se na ideji da „čovjek mora učiniti sve što je ispravno”. To je koncept koji ugrađujemo u sve naše odluke. Vodeći se time nastojimo pružiti maksimalne prednosti za svoje korisnike orijentirajući se na kvalitetan, siguran, jednostavan i brz ispis za poslovne korisnike.

Nastojimo ostvariti pametnije radno okruženje kroz inovacije, automatiziranje radnog procesa, optimizaciju poslovanja, smanjenje troškova i sigurnosti podataka. Kyocera već godinama ima tradiciju i u ekološkom pristupu, koji je u Hrvatskoj tek zadnjih par godina došao u fokus.

Osim Kyocerinih uređaja i rješenja u asortimanu imamo i Synology NAS uređaje, Plustek i CZUR skenere jer želimo dati zaokruženu ponudu i pokriti kompletni rad s dokumentima, od ispisa i zaprimanja pa do pohrane dokumenata.

S obzirom na to da su podaci ključna komponenta poslovanja, oni moraju biti sigurni. Kako XF kroz svoje partnere osigurava sigurnost ispisa?

U današnje vrijeme sve se veći naglasak stavlja na sigurnost ispisa. I Kyocera brine o svojim korisnicima i zaštiti njihova poslovanja na način da sprječava vanjske upade u sustav korištenjem sigurnosnih protokola, šifriranjem podataka i automatskim brisanjem povjerljivih podataka s diska uređaja nakon ispisa. I u poduzeću se može spriječiti neovlašten pristup dokumentima korištenjem ID kartica ili PIN-a koji samo ovlaštenim korisnicima daju pristup ispisanim dokumentima, tako osiguravajući privatnost ispisa.

Digitalizacija i pohrana podataka

Osim ispisa, jako bitna stavka je i digitalizacija, pa koje mogućnosti imate u sferi pretvaranja dokumenata u digitalne?

Primarno smo koncentrirani na prvi korak digitalizacije dokumenata, a to je njihovo zaprimanje. Dokumenti se skeniraju i šalju u za to unaprijed određene mape ili procese putem web servisa. Pri tome jednostavno optičko prepoznavanje nije dovoljno, već se sadržaj mora identificirati i pripremiti za daljnje procesiranje, a to su mogućnosti koje imaju uređaji i rješenja u našem asortimanu.

Koji se uređaji koriste kod zaprimanja fizičkih dokumenata i njihove pretvorbe u digitalni oblik, te koja je komparativna prednost tih rješenja?

Ovisno o potrebama poduzeća mogu se koristiti Kyocera multifunkcionalni uređaji ili specijalizirani Plustek i CZUR knjižni skeneri. I multifunkcionalni uređaji i skeneri imaju svoje već unaprijed postavljene aplikacije i rješenja za prepoznavanje i praćenje podataka. Xenon forte ima vlastiti razvoj namjenskih aplikacija za Kyocerine uređaje i time omogućuje prilagođavanje korisničkog sučelja pa i funkcionalnosti koje su potrebne našim klijentima.

Kada se dokumenti digitaliziraju, koje su mogućnosti za njihovu sigurnu pohranu? Zbog čega je bitno odabrati kvalitetne mrežne diskove i kakva se dodatna zaštita nudi za Cloud pohranu?

Kod pohrane dokumenata i zaštite podataka smo se odlučili za veoma propulzivnog proizvođača Synology. Na njihovim je uređajima iznimno sigurna pohrana dokumenata na lokalnoj razini, a za dodatnu zaštitu postoji i C2 zaštita u cloudu. Potrebni dokumenti ili podaci su dostupni u privatnom ili javnom cloudu. C2 cloud usluga namijenjena je pohrani pojedinih podataka, backupovima NAS-ova ili radnih stanica. Važno je spomenuti i da Synology NAS ima podatke pohranjene u sistemu RAID te da sustav može nastaviti raditi i u slučaju kvara jednog od diskova. Korisnik jednostavno zamjeni pokvareni disk i sustav će ga sam prihvatiti i restaurirati podatke.

Automatizacija dokumentacije

Document management je buzzword koji u poslovnom svijetu znači razliku između organiziranog worklfowa i kaosa, a uz to je i jako bitan za uštede u poslovnim procesima. Koju platformu nudi XF za upravljanje dokumentima i automatizaciju poslovanja?

Kyocera, osim samih uređaja, jako ulaže i u razvoj sustava za upravljanje dokumentima i njihovo stalno poboljšavanje. Tako pruža još više od svojih uređaja i daje mogućnosti prilagodbe potrebama poduzeća. Svi malo napredniji uređaji imaju opciju korištenja HyPAS platforme.

Uz pomoć rješenja kao što su Kyocera Smart Information Manager (KSIM) i Kyocera Capture Manager (KCM) procesi ulaska i obrade digitalnih dokumenta mogu se automatizirati prema potrebama svakog poduzeća tako da se na jednostavan način složi upravo onakav tijek rada s dokumentima kakav poduzeću treba.

Koja je osobitost HyPAS platforme i po čemu je ona posebna?

KYOCERA platforma za razvoj namjenskih aplikacija HyPAS (Hybrid Platform for Advanced Solutions) dodatno proširuje temeljne mogućnosti multifunkcionalnog uređaja tako da na jednostavan način preko zaslona na dodir na uređajima možete prilagoditi rad kako bi odgovarao korisnikovim jedinstvenim potrebama tijeka rada, pomažući pritom u kontroli troškova, sigurnim procesima i stjecanju konkurentske prednosti.

Među kvalitetnim rješenjima za upravljanje dokumentima nudite i Kyocera Capture Manager. Po čemu se ono razlikuje od ostalih i koji su ključni benefiti za poslovne korisnike?

Osnovna prednost KCM-a je smanjenje vremena utrošenog na unos podataka. Automatski poboljšava kvalitetu skena, tj. slike i pretvara ga u čitljiv dokument koji se može pretraživati. Omogućuje i ljudsku provjeru kako bi se osigurala valjanost dokumenata. Sve to uz jednostavno sučelje korisnicima štedi vrijeme.

TASKalfa 2554ci: A3/A4 MFP u boji dolazi s nizom naprednih funkcionalnosti i mogućnosti kastomizacije. Uz brzinu ispisa od 25 stranica po minuti idealan je za radne skupine srednje veličine te podržava HyPAS platformu

Na koji način poslovni korisnici mogu smanjiti troškove kvalitetnim upravljanjem dokumentima?

Prednosti kvalitetnog upravljanja dokumentima su velike. Od direktnog smanjenja troška zbog manje potrošnje energije i otpada, koji su jasno vidljivi, do kraćeg vremena koje uređaji provode u kvaru i bolje kontrole nad njihovim radom. Najznačajnije prednosti su zapravo one koje su na prvi pogled nemjerljive, ali se vide kroz svakodnevni rad u poduzeću. Sve to dovodi do povećanja produktivnosti korisnika i manjeg opterećenja IT odjela, pa se zaposlenici mogu više posvetiti drugim zadacima.

Podaci su u središtu poslovanja, a kvalitetno upravljanje njima je ključno. Zato je važno imati kvalitetne uređaja i rješenja koja mogu olakšati poslovanje.

U Xenon forte – Zagreb stavili smo naglasak na pružanju kompletne usluge kroz brandove koji pružaju jedan zaokruženi sustav i brinu o stalnom razvoju, sigurnom radu, smanjenju troškova i povećanju produktivnosti kako bismo kvalitetno mogli pomoći našim korisnicima.