Pametno upravljanje dokumentima i uredskim ispisom ^Istaknuto

Japanska tvrtka za ispis i upravljanje dokumenata Brother krajem prošle godine predstavio je novu seriju tintih (Inkjet) uređaja Brother 3.0 pod zajedničkim nazivnikom niske cijene ispisa i mogućnošću ispisa A3 na uređajima, koji nisu veći od konkurentnih A4 uređaja.

Odabrati tintni ili laserski pisač? Kako najjeftnije upravljati i kontrolirati ispis zaposlenika? 

Prije godinu dana bili smo svjedoci predstavljanja serije tintnih A4 uređaja tvrtke Brother za kućnu uporabu pod nazivom Ink Benefit, koja je na tržištu vrlo dobro prihvaćena. Svrha serije je predstavljanje budućeg usmjerenja tintnih uređaja Brother, koji se odlikuje izuzetno niskom cijenom ispisa, bežičnom povezivošću i jednostavnim korištenjem. U uređaju se nalaze: crni spremnik za 2.400 crno-bijelih stranica ispisa i tri spremnici tinte u boji, svaki za 1300 stranica po maloprodajnoj cijeni oko 79,99 HRK sa PDV-om.
Za napredne korisnike, Brother nudi novu poslovnu tintnu seriju Smart 3.0: tri modela za dom i male urede te tri profesionalna modela za zahtjevnije korisnike s još uvijek dovoljno niskom cijenom uređaja. Kompletna serija nudi obostrani ispis A4, ispis do formata A3, A4 skeniranje i kopiranje, bežično povezivanje, velike spremnike s tintom i izravan bežični ispis s ili skeniranje na vaš mobilni uređaj (iOS, Android, Windows).

Tri profesionalna modela imaju osim toga i proširivu ladicu za papir do A3 kapacitete od 250 do 600 listova. Najmoćniji model MFC-J5720DW nudi obostrano skeniranje u jednom prolazu. Ako tome pridamo još visoku brzinu ispisa, usporedivu laserskoj kvaliteti, to je 22 crno-bijelih odnosno 20 stranica u boji /min, možemo se pitati, zašto bih kupovali velike, skupe laserske fotokopirne uređaje u boji.

Za vrlo opterećene urede Brother nudi rješenja u obliku A4 laserskih uređaja s brzinom ispisa do 40 stranica/min, dodatnim ladicama za papir, kod najmoćnijih uređaja pa čak i s ugrađenim čitačem kartica (NFC). Za fiskalnu 2015. godinu su kod Brothera najavili obnovu laserskih uređaja, s brzinom ispisa do 50 stranica/min i više modela sa serijsko ugrađenim čitačem kartica.
Upravo čitači kartica, zajedno s besplatnim Brother softverom za kontrolu rada uređaja BR-Admin i integriranim softverskim rješenjem b-guard, postavljaju japanski Brother na kartu upravljanih rješenja ispisa (MPS - Managed Print Services).
Rješenje se krije u broju podržanih značajki kao što su Sigurni ispis (Secure Print), Ispis na zahtjev (Pull Print - na uređaj s ispisnog poslužitelja "vučete" samo one zadatke koje želite) i Slijedite me (Follow me) kad datoteke na čekanju možete ispisivati s poslužitelja na različitim uređajima koji su u istoj mreži (u kojoj nema znatiželjnih očiju, je slobodna ili samo najbliža). Uprava tvrtke i IT-odjel je stoga u stanju kontrolirati odjele i zaposlenike koliko ispisuju, pa čak i sadržaj ispisa. Ako, na primjer, nekim zaposlenicima ne dopuštaju ispis u boji, to u nekoliko klikova onemoguće, time da zaposlenicima ne blokiraju ili obriše ispis, već ga jednostavno ispisuju crno-bijelo.

Epson Ink Tank pisači

Epsonovi pisači s nadolijevanjem tinte omogućavaju nikad povoljniji ispis u kućnim uredima i tvrtkama. Utrošak tinte po A4 listu kod jednobojnih Ink Tank pisača spustio se na svega dvije lipe Epson tvrtkama i profesionalcima nudi Ink Tank pisače s integriranim spremnicima za tintu. Model L355 je sve-u-jednom uređaj s funkcijama ispisa, skeniranja i kopiranja. U originalnom pakiranju dolazi s četiri bočice s tintom kapaciteta 70ml te uz dvije dodatne bočice s crnom tintom, što donosi ukupni kapacitet ispisa od 12,000 stranica. Jedan komplet s četiri bočice može ispisati do 4000 stranica u crnoj ili 6500 stranica u boji te cijenu ispisa u boji smanjuje na 3,5 lipe po A4 listu ili svega 18 kn za jedno pakiranje A4 papira 500 listova. Uređaj podržava aplikaciju Epson iPrint koja omogućuje bežični ispis s pametnih telefona i tablet računala putem Wi-Fi umrežavanja. 

Cijena ispisa još se više obrušava u slučaju jednobojnih Ink Tank pisača. Epson WorkForce M200 višenamjenski je pisač s ugrađenim sustavom spremnika, karakterističan po tome što radi samo s crnom tintom. Uređaj je moguće umrežiti putem Etherneta, a opremljen je i automatskim posluživačem listova. Uz pisač se isporučuju dvije Epsonove originalne bočice s tintom – jedna početna i jedna standardna kapaciteta 140 ml. S te dvije bočice koje su uključene u originalno pakiranje može se, nakon početnog punjenja sustava, ispisati čak 11000 stranica.
Usporedimo li WorkForce M200 sa sličnim laserskim pisačima (koji su poznati po svojoj štedljivosti) vidjet ćemo da je ispis samo crnom tintom trenutno najpovoljnije ispisno rješenje koje se može pronaći na tržištu. Trošak tinte po jednom A4 listu kod ovih pisača iznosi svega dvije lipe. Vrlo jednostavnom kalkulacijom doći ćemo do podatka da tinta za ispis 10 tisuća stranica A4 formata stoji svega 200 kuna. S druge strane, u slučaju povoljnog laserskog pisača kojega nudi jedan od Epsonovih konkurenata, toner za ispis 10 tisuća A4 stranica stoji 3437 kuna. Razlika je velika, pa je početna cijena Ink Tank pisača zajedno s troškom ispisa 10 tisuća stranica manja od iznosa koji biste potrošili samo na toner laserskog pisača.

Ugrađeni sustav spremnika s tintom velike zapremine čini pisač L1800 pogodnim za intenzivnu upotrebu, uz povoljan ispis fotografija ili dokumenata u boji. L1800 je namijenjen kućanstvima i malim uredima u kojima se fotografije i dokumenti u boji ispisuju u velikim količinama te dolazi uz šest bočica velike zapremine od 70 ml. L1800 osigurava ispis do 1500 fotografija ili 2600 crno-bijelih i 4700 stranica teksta u boji bez dodatnog punjenja.
Pisač L1300 također je konstruiran za intenzivnu upotrebu, pri čemu se posebna pozornost posvećuje postizanju najpovoljnijeg ispisa stranice. Pogodan je za male urede u kojima se ispisuju opširna izvješća, reklamni materijali ili CAD crteži, a uz njega je priloženo i pet bočica s tintom zapremine 70 ml. Uz ugrađeni sustav spremnika s tintom L1300 može ispisati do 7100 stranica crno-bijelo i 5700 stranica u boji bez dodatnog punjenja.

Odnedavno je na tržištu dostupna nova generacija Epsonovih Ink Tank (ITS) pisača koji ispisuju u šest boja, do formata A4. Novi ITS modeli L850 i L810 po prvi puta uključuju funkcije poput LCD ekrana. Pisači su namijenjeni prvenstveno event fotografima, fotografskim laboratorijima, reklamnim agencijama i obrazovnom sektoru, koji trebaju brz i povoljan ispis fotografija. Za produkciju fotografije u boji dimenzija 10 x 15 cm potrebno je svega 12 sekundi, a brzina ispisa A4 dokumenata iznosi 37ppm (crno-bijelo) i 38ppm (u boji).

MDS: Paket usluga s mnogim pogodnostima

Razvoj tehnologije pokrenuo je pravu lavinu dokumenata koja tvrtke zaprimaju, pohranjuju, obrađuju i šalju. IDC procjenjuje da će se do 2020. godine protok informacija uvećati 30 puta. Digitalno radno okruženje se još uvijek ne uspijeva približiti idealu bezpapirnog poslovanja, a broj ispisanih dokumenata se čak i povećava. Iz iskustva se procjenjuje da je trošak ispisanih dokumenata tvrtke između jednog i tri posto prihoda tvrtke, a s procesom optimizacije infrastrukture, tvrtke ostvare uštede od oko 30% tih troškova.
Prema istraživanju IDC-a 90% organizacija ne zna koliki su njihovi troškovi ispisa dokumenata. Papirnati dokumenti su još uvijek sveprisutni. Prepoznato je da dokumenti i procesi povezani s dokumentima imaju značajan utjecaj na poslovne rezultate, kako u smislu troška tako i poslovnih procesa.

Prvi korak u optimizaciji je cjelovito sagledavanje trenutnog ispisnog okruženja. I u tome će vam Kyocerini alati za procjenu biti od velike pomoći. Omogućavaju vam sagledavanje i rekonstrukciju cjelokupnog troška koji je povezan s uspostavom i održavanjem ispisnom infrastrukturom u vašem poduzeću. Saznat će te kako je optimizirati, a time smanjiti troškove i povećati produktivnost.
Dio procesa je i financijski pregled svih povezanih troškova vezanih uz uspostavu i održavanje postojećeg ispisnog okruženja. Proces procjene protječe u suradnji s klijentom, a Kyocera uvažava potrebu klijenta da se postojeći radni procesi što manje ometaju. Ono što je od strane klijenta potrebno je malo njihovog dragocjenog vremena i pomoći u prikupljanju potrebnih podataka. Kadgod je potrebna konzultacija, naš pristup omogućuje da tražene podatke dobijemo uz najmanje smetnje, što nam omogućuje automatizaciju procesa njihovog prikupljanja. U konačnom izvješću o procjeni su predstavljeni rezultati, prognoza uštede i prijedlozi rješenja. Ukoliko je klijent zadovoljan predloženim rješenjima i povratom uloženih sredstava u sljedećem koraku pristupamo razvoju detaljnog plana rješenja. 

Rezultat procjene je razumijevanje i nadzor troškova izrade dokumenata i jamstvo da usluga ispisa odgovara poslovnim potrebama. Identificiraju se mogućnosti za poboljšanje u procesu nabave, a također i mogućnosti unaprjeđenja poslovnih procesa ispisa dokumenata, te je osigurana je sukladnost sa sigurnosnim standardima i internim pravilnicima.

Kyocera profesionalni Managed Document Services (MDS) pomaže tvrtkama da precizno identificiraju svoje ispisne troškove kako bi otvorili potencijale za njihovo smanjenje. Njihove usluge mogu pojednostaviti upravljanje dokumentima, smanjiti opterećenje IT odjela, kao i smanjiti utjecaj pisača i MFP uređaja na okoliš. Unutar Kyocera MDS ispisnog rješenja moguće je integrirati više od 1800 modela ispisnih uređaja od 23 različita proizvođača. Kyocera MDS nije samo za velike međunarodne korporacije. Te su usluge također od velike koristi malim i srednjim tvrtkama. Kyocera pisači, kopirke i multifunkcionalni uređaji su poznati po svojoj iznimnoj pouzdanosti i ekonomičnosti, a njihove softverske aplikacije su jamstvo za sigurnu obradu procesa u radu s dokumentima - KYOCERA je uvijek usmjerena na zaštitu okoliša i očuvanje gospodarskih resursa.