Evidencija radnog vremena - neophodna tehnologija za poslovanje ^Istaknuto

Prava novost je obavezna evidencija dnevnog i tjednog odmora, neplaćenog dopusta, odsutnosti radnika na njegov zahtjev, korištenje porodiljnog ili roditeljskog dopusta, dopust zbog nemogućnosti rada svojom krivicom itd. Novo je i da poslodavac mora voditi i evidenciju rada za radnike koje mu ustupljuje strana agencija na privremeno zapošljavanje, ali je pojednostavljen oblik evidencije za radnike na izdvojenom mjestu rada, što znači za rad od vlastitog doma ili terenski rad. Međutim, članovi obitelji koji obrtniku pomažu u obavljanju poslovanja nemaju i dalje obvezu vođenja evidencije radnog vremena, osim onih koji su zaposleni kao radnici na temelju nekog ugovora o radu.

Obrasci evidencija nisu strogo propisani, ali im je propisan sadržaj. Ukratko, izgled evidencije se može prilagoditi po potrebama poslodavca, no obavezan je sadržaj evidencije, koji mora imati sve propisane podatke. Evidencije se mogu voditi na papiru ili najjednostavnije, u elektroničkom obliku. Dopušteno je i korištenje kartica koje moraju biti popraćene adekvatnim objašnjenjem u evidenciji radnog vremena.

Podaci koji se zapisuju u tzv. „Matičnu knjigu radnika“ moraju evidentirati osobne podatke radnika i podatke vezane uz radni odnos. Kako smo već naveli i ova evidencija može biti u obliku fizičke knjige ili vođena elektronički. Podaci se moraju evidentirati s danom zasnivanja radnog odnosa i dopunjavati sve do prestanka radnog odnosa, s obaveznim čuvanjem podataka 6 godina nakon završetka radnog odnosa. Iako se podaci smiju čuvati 6 godina u fizičkom obliku, tj. knjizi, pohrana dugotrajnih podataka je sigurnija i efikasnija u elektroničkom obliku. Radnik ima obvezu javljati promjene podataka, najkasnije 8 dana od nastanka te promjene.

U evidenciji o radnom vremenu, moraju se uz obavezne navedene podatke i voditi drugi podaci o radniku o kojima ovisi ostvarivanje prava radnika, kao primjerice Pravilnik za rad noću, za rad tokom blagdana ili prekovremeno, smjenski ili dvokratni rad. Evidencija koja se pritom vodi mora biti sortirana po razdobljima isplate plaće, međutim, način upisivanja i dalje određuje poslodavac. Poslodavac smije birati hoće li sve radnike popisivati u jedan radni list za svaki dan posebno ili će na jednom listu voditi sve podatke za jednog radnika kroz mjesec dana. Bitno kod ove odredbe je novo pravilo da se podaci moraju upisati na kraju radnog dana dok je prema ranijem Pravilniku dopušteno bilo upisivanje do kraja sljedećeg radnog dana. Postoji mogućnost iznimnog opisivanja podatka tijekom sljedećeg radnog dana, no taj izvanredni slučaj je potrebno odmah prijaviti po saznanju za taj podatak. Radnici na izdvojenom mjestu rada dužni su sami voditi evidenciju rada koju je poslodavac, tj. obrtnik dužan kontrolirati.

Sad kada smo pročešljali zakone i upoznali vas s odredbama i smjernicama postavimo situaciju u primjer iz prakse neke tvrtke.
Uzmimo za primjer da vodite kompaniju s velikim brojem zaposlenih, primjerice 50 - 100 radnika. Kada biste ručno morali voditi evidenciju radnog vremena na papiru, podatke bi trebalo ručno unositi na kraju dana u matičnu knjigu radnika, čime se mogu potkrasti mnoge greške što može izazvati nepoštenu evidenciju radnog vremena i radnika zakinuti za dio plaće. O gubitku vremena radnika koji je zadužen za vođenje evidencije da niti ne pričamo.

Automatizirani elektronski sustav se nudi kao najpraktičnije rješenje. Ne samo da se podaci korištenjem RF ili NFC kartica mogu automatski pohraniti u elektroničkom obliku, podaci se mogu i primijeniti u ERP i SAP sustavima. ERP (Enterprise Resource Planning System) je poslovni sustav koji podržava odvijanje mnogih operativnih procesa u poduzeću pa se time i nudi duboka integracija s bazama podataka unutar poduzeća. Uklapanjem evidencije radnog vremena u ERP sustav, stvara se integrirani poslovni informacijski sustav u kojem poslodavac u svakom trenu može doći do potrebnih podataka o svojim radnicima.
Još jednostavniji način evidentiranja radnika od korištenja RF modula ugrađenih u kartice je i biometrijsko skeniranje. Na koncu konca, svakome se može desiti da zaboravi novčanik s RF karticom kod kuće, no registrirani otisak prsta za evidenciju teško da će ostati na drugom mjestu. Korak dalje je i prepoznavanje lica i rožnice radnika što je idealno kao dodatni zaštitni sloj u kompanijama koje razvijaju specijalizirane proizvode koji moraju ostati obavijeni velom tajni. Svaki od ovih načina evidentiranja radnika je dopušten i stoji na izbor poslodavcu koji po svojim potrebama može prilagoditi sustav.

Kolnoa TIMELOG sustav - registracija karticama ili putem biometrijskih podataka poput otiska prsta ili prepoznavanja lica

Zamislite da imate lanac dućana diljem države i da u svakom dućanu imate 4-5 djelatnika koji se sami dogovaraju o svojim smjenama i međusmjenama te vam svaki dan šalju liste, faxove i mailove tko je kad radio i koliko. A vi morate sve to svaki dan bilježiti, zbrajati sate zbog obračuna plaća i naravno zbog evidencije radnog vremena. Što mislite koliko vremena dnevno vam je potrebno za uspješno obavljanje takve evidencije za 70-ak djelatnika? Previše! Sustavi evidencije radnog vremena dugo su prisutni u poslovnim okruženjima te postaju dio svakodnevice svih nas. Još uvijek postoje tvrtke koje vode svoje evidencije „ručno“, no polako, uz pristupačne cijene i niz funkcionalnosti koje nam ti sustavi nude i taj način polako iščezava.
Uvođenjem sustava evidencije radnog vremena, bilo putem beskontaktnih kartica ili nekom vrstom biometrije (otisak prsta, prepoznavanje lica…) olakšava se administratorima, koji su sve to radili ručnim unosima, kopirali ulazne/izlazne liste, uspoređivali izostanke, godišnje odmore, da to rade sve uz par klikova.

Kolnoin sustav evidencije radnog vremena TIMELOG dozvoljava fleksibilnost za svakog djelatnika posebno usput prateći sve zahtjeve poslodavca i zakonsku regulativu. Krajnji rezultat je znatno manje papirologije, detaljno praćenje prisutnosti i izostanaka djelatnika i kontrola troškova.

Glavne prednosti Kolnoa sustava, uz širok odabir samog načina registracije djelatnika, onaj dio koji se zove backoffice. Izvještaji koji se dobivaju iz softwarea TIMELOG se biraju od najjednostavnijih do najdetaljnijih zavisno što poslodavac želi vidjeti i to u bilo kojem trenutku. Jedna od prednosti također su paketi koji se kreću u razinama prilagođenima cjenovno za bilo koju tvrtku, TIMELOG MINI (do 50 djelatnika), TIMELOG STANDARD (do 250 djelatnika), TIMELOG PRO (do 1000 djelatnika) i software HARMONY (iznad 1000 djelatnika) koji podržava i web i smartphone registracije radnog vremena uz niz drugih mogućnosti integracija (sustavi tehničke zaštite).

I dalje se kao preferenca za način registracije bira registracija putem beskontaktnih kartica, nakon toga putem otiska prsta te naposljetku i prepoznavanje lica. Razlog tome je najčešće volja samih djelatnika, a i nekih poslodavaca. Glavni problem koji se pojavljuje kod takvog načina registracije je moguća malverzacija karticama. Ne smije se ni zanemariti činjenica gubitka ili oštećenja samih kartica što s vremenom može predstavljati trošak tvrtci.
Kako bi se izbjegli takvi problemi odabiru se čitači koji imaju na sebi senzor za biometriju pa su naknadni troškovi ili malverzacije anulirane.

Sustavi evidencije radnog vremena se jako često spajaju s već postojećim poslovnim softverima, zavisno naravno o zahtjevima klijenata. Neki traže isključivo lokalnu bazu dok drugi žele implementaciju s npr. programom za obračun plaća radi kompletne automatizacije. Taj dio se uglavnom odrađuje s IT tvrtkama koje su vršile implementacije bussines intelligence softvera.
Sustav TIMELOG je fleksibilan, poslodavac određuje uvjete i ne mijenja dosadašnju dinamiku i pravila koja već ima uhodana. Poslodavac odlučuje kakav „ugovor“ i „pravila“ će napraviti, bilo na razini svakog djelatnika, odjela ili cijele tvrtke. Djelatnicima se pruža odabir registracije u vidu ulaz/izlaz, pauza/povratak s pauze, službeni izlaz/službeni povratak. Poslodavac određuje pravila kojima može regulirati, uz radno vrijeme i trajanje pauza, registraciju izostanaka itd. Bitno je napomenuti da postoji i mogućnost ručnog unosa podataka (godišnji, bolovanje…) uz sigurnosni zapis koji je administrator radi koji ručni unos te i planiranje smjena.
Sama implementacija se svodi na hardverski i softverski dio. Čitači se ugrađuju na lokaciju koju poslodavac želi te se oni implementiraju u postojeću mrežu korisnika.
Softverski dio se sastoji od pripreme, implementacije i obuke. Priprema se svodi na slanje baze podataka poslodavca s naznačenim pravilima (radno vrijeme, odjel…) tehničarima koji onda stvaraju bazu u TIMELOG-u koja je zatim spremna za implementaciju kod korisnika najčešće u trajanju jedan do dva dana, zavisno o veličini i zahtjevnosti. Nakon te implementacije vrši se obuka korisnika te su dostupni i u periodu uhodavanja, najčešće administratorima koji vrše unos i kontrolu nad sustavom. Također, ako poslodavac ima više lokacija nije potrebno da svaka lokacija ima svoj softver već je dovoljno imati samo čitač za registraciju i VPN. Na taj način ostvaruje se potpuno kontrola i udaljenih lokacija i vrše se iznimne uštede na vremenu i trošku eventualnih odlazaka i kontroli.

Sama ideja evidencije radnog vremena, bez obzira što je i zakonski imperativ imati takav sustav je zamišljena da uz kvalitetnu i trenutnu kontrolu djelatnika direktno smanjuje troškove! I naravno poboljšava kvalitetu rada i efikasnost u poduzeću. Iznimno veliki broj klijenata govori o tome koliko su ti sustavi pouzdani i korisni.

Špica Time&Space sustav  - vlastiti razvoj rješenja za evidenciju radnog vremena koje podržava mobilni način rada te integraciju sa svim značajnijim ERP i HRM modulima poput Pantheona, Navisiona, SAP-a i drugih

Na hrvatskom je tržištu prisutno više od 40 različitih sustava za evidenciju radnog vremena, stranih ili lokalnih proizvođača. Sustavi za evidenciju radnog vremena mogu biti samostalni i specijalizirani ili dio IT sustava za upravljanje poduzećem (ERP, HRM). Veće se firme, koje ne žele riskirati kupovinu jednostavnih i nepotpunih proizvoda, ponekad odlučuju i na razvoj vlastitih rješenja.

HRM ili ERP sustavi, koji najčešće nisu duboko posvećeni evidenciji radnog vremena, ne uspijevaju zadovoljiti potrebe korisnika. To vodi do veće administracije i viših troškova rada. Razvojem unutar kuće najčešće dobivamo dobar sustav, no ovakva rješenja su ograničena u broju funkcija i kvaliteti dizajna. Ne mogu konkurirati rješenjima koja se razvijaju niz godina, a najmanja izmjena pravila rada zahtijeva novi razvoj. Zbog cijene i vremena potrebnog za ovakva rješenja, rijetka su poduzeća koja se na to odlučuju.

Najčešći odabir korisnika lokalna su rješenja. Razlike među njima su velike pa je dobro voditi računa o slijedećem:
1. Agilnost kod uvođenja novih tehnologija: Nove tehnologije donose nove mogućnosti ubrzanja i automatiziranja procesa. Evidencija radnog vremena koja podržava mobilni način registracije (NFC ili BLE - Bluetooth Low Energy beacon) olakšava korisniku registraciju radnog vremena na terenu. Ljudi se nerado razdvajaju od svojih mobilnih telefona pa je mogućnost zloupotrebe minimalna.
2. Mogućnost integracije s drugim sustavima (HRM, ERP):
Nepovezani sustavi izvor su grešaka i nepotrebne administracije. Integracija evidencije radnog vremena s ostalim IT sustavima danas nije iznimka nego pravilo. Što to u praksi znači? Ako poduzeće već ima HRM sustav za evidenciju zaposlenika, unos njihovih podataka treba se raditi samo u jednom sustavu, nakon čega se automatski prenose u druge sustave. Još se veće koristi ostvaruju kod automatskog prijenosa podataka u programe za obračun plaća. Podataka je više, što donosi veće uštede. Manje su mogućnosti pogrešaka, eliminira se višestruki administrativni rad (što donosi manje troškove rada) te se postiže ažurnost u svim sustavima istovremeno.
3. Vlastiti razvoj:
Najbolji je scenarij ako ponuđači sustava za evidenciju radnog vremena imaju vlastiti razvoj softvera i hardvera. U tom je slučaju zagarantirano da će moći pratiti promjene u zakonodavstvu i slijediti razvoj novih tehnologija. Još je bolje ako ponuđač ima odjel za razvoj po narudžbi koji može pratiti zahtjeve stranaka i dovesti integraciju sustava s procesima poduzeća do potpune automatizacije.
4. Sveobuhvatnost rješenja:
Suvremena evidencija radnog vremena nije više samo alat koji se koristi jednom mjesečno kada iz njega izvlačimo podatke i ručno ih pripremamo za isplatu plaća. Evidencija radnog vremena mora pokrivati i druga područja s kojima je u dodiru. To su:
a) kontrola pristupa, koja spaja registraciju, otvaranje vrata i definiranje pristupnih prava
b) modul za prijavu odsutnosti, koji omogućava da se zaposlenici mogu, bez opterećivanja uprave, brinuti za svoje zaboravljene registracije, najaviti godišnji odmor ili druge odsutnosti
c) modul za obračun podataka iz evidencije radnog vremena u podatke za pripremu plaća. U tom se modulu definiraju sva pravila za obračun vrsta primanja
d) video nadzor, koji je integriran s evidencijom radnog vremena i kontrolom pristupa omogućava brz i efikasan vizualni pregled događaja na pristupnim točkama.
5. Podrška za industrijsko radno vrijeme: Rad u smjenama velikog broja ljudi je problem. Zato evidencija radnog vremena mora biti prilagođena i tom načinu rada. Na primjer: ako dođe do iznenadne promjene rasporeda sustav bi morao sam prepoznati u koju smjenu se zaposlenik registrirao i obračunati mu ispravno radno vrijeme. Slično je i s podrškom za rad u cikličkim smjenama. Ako sustav te male funkcionalnosti nema, administrator će na kraju mjeseca morati odvojiti dodatnih par sati da u sustavu podesi nove smjene.
6. Načini prikupljanja podataka:
Ako poduzeće nije svjesno koji načini postoje zadovoljit će se s onim načinom koji možda za njegovo poslovanje nije idealno. Potrebno je provjeriti omogućuje li sustav biometrijsko identificiranje korisnika ili se uz prst mora koristiti i PIN. Podržava li, uz otisak prsta, druge biometrijske tehnologije? Postoji li mogućnost registracije na terenu putem mobilnog telefona ili web aplikacije? Što s NFC tehnologijom?
7. Implementacija, podrška i servis:
Prije kupnje sustava za evidenciju radnog vremena dobro je znati kako izgleda instalacija sustava, postoji li obuka i koliko traje. Je li inicijalno podešavanje sustava uključeno u cijenu ili stranka ostaje sama s tim zagonetnim zadatkom. Od ponuđača je dobro zahtijevati referentnu listu i provjeriti koja slična poduzeća već koriste njihov sustav.
8. Mogućnost hostinga i clouda:
Poduzeća koja se profesionalno bave evidencijom radnog vremena pružaju mogućnost hostinga, odnosno uslugu instalacije i korištenja sustava na njihovim serverima o kojima se korisnik sustava ne mora brinuti. Također, takve firme nude i cloud opciju evidencije radnog vremena.