Savjeti za poslovno dopisivanje ^Istaknuto

S direktorom/šefom

U ovom slučaju pokušajte izbjeći slanje poruka kada god je to moguće iako je slanje poruka direktoru postalo potreba, pogotovo ako se radi o problemu koji se hitno mora riješiti. Kada šaljete poruke direktoru, neka budu jednostavne i kratke s informacijama kao što su vrijeme i mjesto sastanka. NIKAD nemojte porukom javljati loše vijesti, poput raskida ugovora. Potrudite se odgovoriti pravovremeno na sve poruke direktor pošalje vama. Ukoliko je mlađi od 35 godina, tekst u porukama može biti opušteniji, a ako ipak niste sigurni kako bi mu se trebali obraćati, pogledajte pravila o komunikaciji kompanije u kojoj radite. 

S kolegama

Uvijek budite oprezni kada se dopisujete s kolegama. Danas se sve poruke mogu „screenshotati“ i vaše se riječi lako izvade iz konteksta pa nešto što ste poslali kao šalu može ispasti vrlo neugodno i doći do drugih kolega i vodstva kompanije. Kada šaljete poruke kolegama, uzmite u obzir koliko ih poznajete, njihovu dob, koliko su dugo u kompaniji te čak koliko je sati u danu. Izbjegavajte slanje poruka nakon kraja radnog vremena, a ako je hitno, radije pošaljite e-mail.

S potencijalnim klijentom

Pri dopisivanju s klijentima prvo uzmite u obzir suradnju koju u tom trenutku imate i u skladu s njom pošaljite (ili ne pošaljite) poruku. Pokušajte izbjeći dopisivanje s potencijalnim klijentom jer se smatra neprofesionalnim. Ipak, ako ste se s njim ili njom upoznali i stvorili dobar poslovni odnos, dopisivanje je u redu ukoliko ono sadržava jednostavne informacije kao što su vrijeme i mjesto sastanka ili obavijest da ćete zakasniti.

S kolegama u poslovnoj mreži

Većina ovakvih poruka počne s e-mailovima a završi na dobronamjenim razmjenama poslovnih savjeta i iskustava. U ovom slučaju pripazite na dob i spol osobe s kojom se dopisujete, i koliko se dobro poznajete.

S podređenima

Zbog današnjeg sve bržeg protoka informacija i poslovnog ritma direktori svjesno ili nesvjesno podređenima šalju poruke u agresivnom, izrazito autoritativnom, pa čak i bezobraznom tonu. Direktor mora cijelo vrijeme imati profesionalnu distancu, ali isto tako mora raditi na razumijevanju komunikacije s podređenima i kod slanja poruke u biti svjestan da sigurno nije jedini u poslovnom lancu koji je imao loš sastanak ili dan na poslu. Sadržaj poruka ovisi i o koliko direktor dobro poznaje određenog zaposlenika i koliko je ona ili on visoko na poslovnoj ljestvici. Ipak, direktorima također savjetujemo da izbjegavaju dopisivanje jer se ono lako može izvaditi iz konteksta i krivo protumačiti.

http://www.entrepreneur.com/article/244453